Tổng đài ảo là gì? Lợi ích và Tính năng như thế nào?

Tổng đài ảo là gì?

Giảm tối đa chi phí vận hành

– Không tốn chi phí lắp đặt hay đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây rườm rà, chỉ cần dùng máy tính hoặc smartphone là sử dụng được phần mềm.

– Gọi nội bộ hoàn toàn miễn phí ở mọi chi nhánh trên toàn quốc.

– Cước phí gọi quốc tế thấp hơn rất nhiều.

– Mọi cuộc gọi ra đều hoàn toàn nội mạng (tiết kiệm tối đa chi phí cước gọi) nên giảm hơn 50% chi phí cước gọi so với cước điện thoại thông thường.

– Không cần nhân sự vận hành hay tốn chi phí bảo trì, bảo dưỡng thiết bị.

Không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng

– Với tổng đài truyền thống bị giới hạn cuộc gọi cùng lúc vì vậy sẽ có tình trạng bận máy hay nghẽn đường truyền. Nhưng với tổng đài, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn, doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.

– Trực tổng đài mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị (PC, Laptop, Smartphone, IP Phone) chỉ cần sử dụng internet (3G, 4G, WiFi) là có thể truy cập nghe gọi trên ứng dụng Softphone ngoài văn phòng.

– Chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân một cách tiện lợi khi bạn không thể online được hoặc mạng bị yếu, hay không có người bắt máy trong ca trực nên rất khó có thể bỏ lỡ cuộc gọi của khách hàng.

– Dễ dàng quản lý đội ngũ telesale, báo cáo, thống kê tương tác gọi ra vào, và nghe lại ghi âm cuộc gọi nhằm mục đích nâng cao chất lượng dịch vụ.

– Hệ thống tổng đài mở nên dễ dàng tích hợp thêm các tính năng khác vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Có thể chuyển dời hệ thống bất cứ đâu mà không tốn phí và giữ nguyên đầu số, giảm thiểu các vấn đề gây gián đoạn hệ thống tổng đài khi có cuộc gọi đến như cúp điện, đứt dây điện thoại.

Tiết kiệm thời gian vận hành

– Có sẵn CRM quản lý khách hàng nên mọi cuộc gọi đều được đưa qua CRM để lưu trữ thông tin, quản lý, và phân bổ cho sale trong vòng một nốt nhạc.

– Xử lý cuộc gọi nhanh, gọn, chính xác và chuyển tiếp thông minh đến nhân viên mà khách hàng cần làm việc (không cần qua tổng đài chăm sóc).

– Giảm thiểu nhân sự vì hệ thống hoàn toàn tự động, có thể gọi ra cho hàng trăm ngàn khách hàng cùng lúc trong thời gian ngắn nhất.

Các tính năng nổi bật của phần mềm tổng đài ảo

Với công nghệ vượt bậc và mang lại nhiều lợi ích thì tổng đài ảo có những tính năng tiên tiến mang tính đột phá cho doanh nghiệp như:

Mở rộng máy nhánh không giới hạn

Khi hoạt động kinh doanh phát triển, doanh nghiệp cần mở thêm nhiều chi nhánh khác nhau tại các vùng miền, lúc đó cần mở rộng thêm số lượng máy nhánh thì hệ thống lại hỗ trợ việc này vô cùng đơn giản với chi phí rất thấp, chính vì thế doanh nghiệp không cần bận tâm nhiều đến những chi phí phát sinh hay điều kiện để mở rộng máy nhánh.

Trả lời tự động (IVR)

Khi bạn gọi đến doanh nghiệp thường nghe thông điệp như: “Chào mừng quý khách đã gọi đến công ty chúng tôi. Hãy nhấn phím 1 để gặp bộ phận kinh doanh, phím 2 để gặp bộ phận kỹ thuật…” tùy vào phím nhấn của khách hàng, hệ thống sẽ tự chuyển hướng cuộc gọi theo yêu cầu mong muốn.

Tính năng này giúp tự động hướng dẫn chi tiết cho người gọi đến, doanh nghiệp có thể tạo sẵn bất kỳ kịch bản nào (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp đến máy nhánh liên quan, giải đáp thắc mắc,…). Nhờ đó quá trình chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp trở nên chủ động và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Nhạc chờ doanh nghiệp (Music on Hold)

Phát đoạn nhạc chờ đã được ghi âm sẵn để khách hàng có thể nghe quảng cáo các chương trình khuyến mãi thay cho những tiếng “Tút Tút Tút” nhàm chán.

Với tính năng gọi tự động AutoCall, doanh nghiệp có thể tải danh sách số điện thoại khách hàng bất kỳ lên hệ thống, sau đó cài đặt một lịch hẹn với một đoạn ghi âm được tạo sẵn (có thể cho robot đọc, hoặc thuê MC ghi âm chuyên nghiệp). Tổng đài sẽ tự động gọi đến các số thuê bao trong danh sách để phát đoạn ghi âm đó giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian gọi xác nhận đơn hàng, xác nhận lịch hẹn, duy trì mối quan hệ với khách hàng, chăm sóc, lấy ý kiến khách hàng, hay quảng cáo chủ động,…

Quản lý khách hàng (CRM Mini)

Lưu trữ thông tin khách hàng, cuộc gọi, truy xuất thông tin khách gọi đến, hiển thị pop-up thông tin khách hàng, ghi chú, và số lần tương tác, Giúp giao tiếp với khách hàng thuận tiện hơn, và tối đa tỉ lệ chốt sale.

Phễu chăm sóc khách hàng

Bỏ phễu khách hàng theo thứ tự ưu tiên để dễ dàng chăm sóc, từ đó đưa ra các ưu đãi  phù hợp cho khách hàng theo kịch bản phễu, ví dụ: Khách hàng chưa ký hợp đồng, khách hàng đã ký hợp đồng, khách hàng đã giới thiệu…

Chuyển hướng cuộc gọi vào số di động

Chuyển tiếp cuộc gọi qua điện thoại cá nhân của nhân viên, nếu toàn bộ máy nhánh không online, dễ dàng nghe gọi qua điện thoại cá nhân thông thường mà không bỏ lỡ cuộc gọi, các trường hợp không có 3g, 4g, wifi hoặc di chuyển nhiều thì có thể chuyển tiếp cuộc gọi qua di động.

Điều hướng cuộc gọi thông minh

Tự động điều hướng cuộc gọi đến sale gần nhất, phân phối cuộc gọi đến từng bộ phận chuyên môn, tiếp nhận và xử lý thông tin, chia máy nhánh và cho phép khách hàng bấm phím để gặp trực tiếp.

Đảo số cuộc gọi ra

Doanh nghiệp có nhiều đầu số tổng đài khác nhau của nhiều nhà mạng, hệ thống sẽ tự động đổi số đầu số gọi ra để cùng nhà mạng với số thuê bao mà doanh nghiệp muốn gọi, từ đó mọi cuộc gọi đều là nội mạng, tiết kiệm rất nhiều chi phí cước thoại.

SMS Brandname chăm sóc tự động bằng tin nhắn

Gửi tin nhắn SMS đến khách hàng vào những dịp kỷ niệm (sinh nhật, 1 năm sử dụng, voucher…) để chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu dòng đời khách hàng, gia tăng doanh thu và quan hệ khách hàng, ví dụ: Khách hàng thanh toán dịch vụ thì có SMS để cảm ơn hoặc tặng voucher khuyến mãi thêm…

Ghi âm cuộc gọi

Mọi cuộc gọi đi hoặc nghe của toàn bộ nhân viên được ghi âm lại và báo cáo giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao khả năng thấu hiểu khách hàng và chất lượng chăm sóc của nhân viên.

Nghe gọi trên nhiều thiết bị

Nghe gọi dễ dàng trên PC, laptop mà không cần dùng điện thoại bàn, hỗ trợ tốt trên các hệ điều hành như android và iOS, chỉ cần có 3G/4G hoặc wifi là có thể sử dụng được, chất lượng cực kỳ ổn định.

Báo cáo theo thời gian thực (real time)

Mọi cuộc gọi đều được lưu trữ và báo cáo thời gian thực, giúp kiểm soát chặt chẽ hơn, dễ dàng báo cáo chi phí hàng tháng, đối soát hoặc xuất hóa đơn, quản lý sale và telesale một cách thông minh và vô cùng tiện lợi.

Kết nối mạng xã hội

Kết nối với trang Messenger của Facebook để chăm sóc khách hàng có thể chăm sóc trên hệ thống mà không cần vào đăng nhập, tổng hợp các nguồn khách hàng vào CRM để dễ quản lý và phân chia khách hàng cho Sale.

Quản lý giám sát nhân viên

Dễ dàng truy xuất báo cáo để kiểm tra hiệu suất làm việc của nhân viên, đánh giá lại chất lượng dịch vụ chăm sóc của nhân viên bằng cách nghe lại các file ghi âm cuộc gọi, dễ dàng quản lý khách hàng, quản lý nhân viên, và giao việc cho sale hoặc telesale hoàn thành.

Gọi nội bộ miễn phí

Các phòng ban hoặc các chi nhánh trên toàn quốc có thể gọi nhau hoàn toàn miễn phí, dễ dàng trao đổi thông tin nội bộ, hệ thống bảo mật cao, dùng chung trên nền tảng đám mây nên mọi thông tin sẽ được chia sẻ với nhau trên hệ thống.

Kết nối đầu số 1900, 1800, số cố định và số di động

Tổng đài ảo voip tích hợp hầu hết đầu số của các nhà mạng như Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT, CMC,…

Cách thức hoạt động của phần mềm tổng đài ảo

Dịch vụ tổng đài ảo hoạt động rất đơn giản, sử dụng hoàn toàn trên Internet, tức là truyền âm thanh, dữ liệu qua mạng thay vì đường dây điện thoại truyền thống. Tổng đài cloud có thể hoạt động được trên nhiều thiết bị (PC, Mobile, IP Phone…). Hiện nay, tổng đài TECHINO còn cung cấp dịch vụ nghe gọi trực tiếp bằng video call tương tự như Facebook và Zalo đang sử dụng.